DOKUMENTEN-MANAGEMENT

VON PROFIS – FÜR PROFIS

DIGITALE ARCHIVIERUNG

& NOCH VIELES MEHR

BÜROPROFIS LAUPHEIM GMBH

07392.96 84 995 | info@bp-l.de

Firmengründung

Kundenanzahl

Von Profisfür Profis: nach diesem Motto wurde die Büroprofis Laupheim GmbH im Jahr 2014 gegründet.

Unser Fokus lag und liegt noch immer darauf, die digitale Archivierung von Dokumenten und somit den Weg in Richtung papierloses Büro in Unternehmen voranzubringen.

Mit der DOCBOX® haben wir ein Produkt gefunden, welches unser Ziel perfekt unterstützt. Die DOCBOX® ist ein leistungsstarkes, revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem, mit dem Unternehmen jeglicher Branche Ihre dokumentenbasierten Prozesse digitalisieren und vereinfachen können.

Die DOCBOX® ist ein starker Helfer, schnell zu erlernen und intuitiv zu bedienen.

In mittlerweile deutlich mehr als 120 erfolgreichen Projekten haben wir unser Können in diesem Bereich unter Beweis gestellt. Dabei bieten wir unseren Kunden ein Full-Service-Paket von der Beratung über Installation und Schulung bis hin zur laufenden Betreuung.

Vertrauen, Offenheit und Fairness sind für uns die stetige Grundlage für eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit.

Professionelle Verwaltung Ihrer Dokumente

dank DOCBOX® Professional

Das DMS, das alle begeistert: Mitarbeiter, Chefetage und IT

 

Wenn Sie ein DMS suchen, das sich ohne großen Aufwand so verändern lässt, dass es genau zu Ihren Bedürfnissen passt, sind Sie bei der DOCBOX® genau richtig.

Schnelle Installation, einfache Bedienung und sofortige Produktivität, das sind die herausragenden DOCBOX® Attribute. Bereits in der Basisversion ist die DOCBOX® mit vielen Funktionen zur revisionssicheren elektronischen Dokumentenverwaltung ausgestattet. Der jahrelange produktive Einsatz in Unternehmen, bei Behörden und anderen Institutionen, ganz egal in welcher Branche oder Größenordnung, zeigt, die DOCBOX® bleibt selbst dann flexibel, wenn Ihre Ansprüche in Zukunft ganz andere sein werden.

Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen.

Und wann testen Sie uns?

STEMPEL

Das DOCBOX® Stempel-Modul ermöglicht es Ihnen, auf Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente Stempel zu setzen, genau wie Sie das bei herkömmlichen Papierdokumenten schon kennen. Im Unterschied zur bisherigen Praxis können Sie mit diesem Modul allerdings Ihre elektronischen Stempel selbst kreieren, wie z. B. “gebucht”, “bezahlt” etc. und die Stempel je nach Bedarf mit Datumsanzeige und dem Benutzer der gestempelt hat, ausstatten.

NOTIZ

Das DOCBOX® Modul Notizen versetzt Sie in die Lage, Notizen zu Ihren Dokumenten anzulegen und diese Notizen frei auf dem Dokument zu platzieren. Damit können Zusatzinformationen, die für ein bestimmtes Dokument relevant sind, einfach und sicher mit gespeichert werden. Sie haben so die Möglichkeit, Notizen zu einem Dokument zu erstellen, zu bearbeiten und auch wieder zu entfernen. Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert.

DATEV | FIBU

Über das DOCBOX® DATEV Export Modul werden all Ihre Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, und alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen, die Sie in der DOCBOX® archivieren, direkt zu Ihrer Steuerkanzlei oder an das DATEV Rechenzentrum weitergeleitet. Versetzen Sie Ihren Steuerberater in die Lage, alle notwendigen Auswertungen bei Bedarf tagesaktuell zu erstellen, wodurch Sie die Finanzen jederzeit im Blick haben.

PORTABLE CLIENT

Mit dem DOCBOX® Portable-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck. Ganz egal auf welchem Datenträger Sie Ihre Archivdaten gespeichert haben, Sie verfügen, auch ohne Anbindung an die DOCBOX® Datenbank, jederzeit über Ihr Archiv. Den Zugang ermöglicht Ihnen eine einfach zu bedienende Client-Software, mit der Sie ohne Internetverbindung im Offline-Archiv recherchieren können.

DIREKTDRUCKER

Der DOCBOX® Direktdrucker ermöglicht die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente, wie z.B. die Ausgangsbelege aus Ihrem ERP-System. Der DOCBOX® Direktdrucker bietet Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele virtuelle Drucker anzulegen, mit denen sie direkt in von Ihnen festgelegte DOCBOX® Archivordner drucken können, also ohne den Umweg über ein Posteingangsfach.

WIEDERVORLAGE

Dieses Modul erweitert Ihre DOCBOX® um die Funktionalität der Erstellung von Wiedervorlagen ausgewählter Dokumente. Damit unterstützt die DOCBOX® Ihren Workflow und hilft Ihnen, nie wieder wichtige Aufgaben rund um Ihre Dokumente zu vergessen. Wiedervorlagen sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Sie dienen einer einfachen und übersichtlichen Organisation. Termine werden nicht vergessen und fristgerecht eingehalten. Ihre DOCBOX® unterstützt Sie bei der Planung wichtiger Vorgänge.

AUTOARCHIVE

DOCBOX® AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch: Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin ankommenden Dateien automatisch und revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv der DOCBOX®. Das Modul AutoArchive wurde für Unternehmen entwickelt, bei denen große Mengen an Dokumenten anfallen. Besonders zeichnet sich AutoArchive aus, wenn Sie ein ERP-Programm im Einsatz haben, das viele Dokumente erstellt oder auch wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten in Ihrem System gespeichert haben.

EASYCONNECT - EASYSEARCH

Mit EasyConnect wird das DOCBOX® Archiv ohne Programmieraufwand in beliebigen Fremdanwendungen integriert. Mit einem Klick rufen Sie zu einem Datensatz der Fremdanwendung das zugehörige, archivierte Dokument in der DOCBOX® auf. Der direkte Aufruf von Belegen oder ganzen Akten aus der jeweiligen Anwendung heraus bringt erhebliche Vorteile. Sie haben die Möglichkeit, Begriffe in einer Fremdanwendung zu markieren, die dann direkt von EasyConnect ausgelesen und als Suchbegriffe in der DOCBOX® verwendet werden.

MANDANTEN

Das DOCBOX® Mandanten Modul bietet die Möglichkeit, innerhalb eines Netzwerkes mehrere Mandanten abzubilden. Das Mandantenmodul ist die perfekte Lösung um in nur einem System mehrere Unternehmen verwalten zu können. Je Firma ist es möglich eigene Benutzer mit einem Rechtesystem anzulegen. Gleichzeitig können berechtigte Benutzer auch mandantenübergreifend auf Dokumente zugreifen ohne ständigen Logout und Login.

EMAIL ARCHIVIERUNG

Das eMail Management in der DOCBOX® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der im Unternehmen anfallenden eMails. Sie selbst entscheiden, welche eMails Sie archivieren möchten. eMails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten eMails kann direkt aus der DOCBOX® erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage aller eMails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu den Dokumenten.

WORKFLOW

Mit dem innovativen Workflowdesigner können Fachanwender ohne jegliche Programmierkenntnisse und ohne die Ressourcen ihrer IT-Abteilung, selbstständig lauffähige Prozesse erstellen. Der DOCBOX® Workflow bietet hier den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen. Aber auch neue oder geänderte Abläufe lassen sich so schnell beschreiben und im System abbilden.

FOLDERSYNC

Mit dem Modul FolderSync verknüpfen Sie ausgewählte Ordner auf Ihrer Festplatte oder Verzeichnisse aus dem Firmen-Netzwerk schnell und einfach mit der DOCBOX®. Das Modul arbeitet im Hintergrund. Es überwacht die ausgewählten Ordner in Ihrem Dateisystem oder Netzwerk und verschiebt alle darin ankommenden Dateien automatisch in den Ordner FolderSync in der DOCBOX®. Gleichzeitig zur Synchronisation liest und indiziert die OCR-Software den gesamten Text der Dokumente. So finden Sie alle Ihre Dokumente schnell und einfach wieder.

DOKUMENTKLASSIFIZIERUNG

Durch die Dokumentenklassifizierung können Sie Dokumenten eine Klassifizierung gleich beim Archivieren oder dem automatischem ablegen in der DOCBOX® mitgeben. Die Klassifizierung erleichtert später die Suche nach Klassen bzw. das Löschen von Dokumenten die die Aufbewahrungsfrist erreicht haben (z.B. Rechnung 10 Jahre). Dokumentenklassen können selber definiert, Aufbewahrungsfristen hinterlegt und Ordner im Eingangsfach und/oder Archiv zugewiesen werden.

VERSIONIERUNG

Mit dem Modul Versionierung können Sie auf einfache Weise ihre bereits archivierten Worddateien, Exceltabellen oder andere zu bearbeitenden Dateien öffnen, die gewünschten Änderungen an den Dokumenten vornehmen und ohne Umwege wieder in der DOCBOX® archivieren. Dazu müssen Sie die veränderte Datei einfach nur abspeichern. In dem Dialogfenster können Sie einen Hinweis zur aktuellen Version erfassen. Das Dokument ist dann wieder revisionssicher archiviert. Bei Bedarf können Sie auf vorherige Versionen zurückgreifen.

API SCHNITTSTELLE

Optimale wirtschaftliche Ergebnisse erzielt man durch solides Informationsmanagement. Hierbei gilt es vor allem Geschäftsapplikationen nahtlos miteinander zu verbinden, ohne dass es zu Schnittstellenproblemen oder Medienbrüchen kommt. Das DOCBOX® Application Programming Interface (API) ermöglicht es anderen Programmen mit der DOCBOX® zu kommunizieren. Hiermit ist es möglich, dass andere Programme auf Funktionen wie z.B. Archiv- oder Workflow- Bearbeitung zugreifen können.

21 Kundenstimmen

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