Das DOCBOX® Stempel-Modul ermöglicht es Ihnen, auf Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente Stempel zu setzen, genau wie Sie das bei herkömmlichen Papierdokumenten schon kennen. Im Unterschied zur bisherigen Praxis können Sie mit diesem Modul allerdings Ihre elektronischen Stempel selbst kreieren, wie z. B. “gebucht”, “bezahlt” etc. und die Stempel je nach Bedarf mit Datumsanzeige und dem Benutzer der gestempelt hat, ausstatten.

Das DOCBOX® Modul Notizen versetzt Sie in die Lage, Notizen zu Ihren Dokumenten anzulegen und diese Notizen frei auf dem Dokument zu platzieren. Damit können Zusatzinformationen, die für ein bestimmtes Dokument relevant sind, einfach und sicher mit gespeichert werden. Sie haben so die Möglichkeit, Notizen zu einem Dokument zu erstellen, zu bearbeiten und auch wieder zu entfernen. Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert.

Mit dem DOCBOX® Portable-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck. Ganz egal auf welchem Datenträger Sie Ihre Archivdaten gespeichert haben, Sie verfügen, auch ohne Anbindung an die DOCBOX® Datenbank, jederzeit über Ihr Archiv. Den Zugang ermöglicht Ihnen eine einfach zu bedienende Client-Software, mit der Sie ohne Internetverbindung im Offline-Archiv recherchieren können.

Der DOCBOX® Direktdrucker ermöglicht die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente, wie z.B. die Ausgangsbelege aus Ihrem ERP-System. Der DOCBOX® Direktdrucker bietet Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele virtuelle Drucker anzulegen, mit denen sie direkt in von Ihnen festgelegte DOCBOX® Archivordner drucken können, also ohne den Umweg über ein Posteingangsfach.

DOCBOX® AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch: Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin ankommenden Dateien automatisch und revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv der DOCBOX®. Das Modul AutoArchive wurde für Unternehmen entwickelt, bei denen große Mengen an Dokumenten anfallen. Besonders zeichnet sich AutoArchive aus, wenn Sie ein ERP-Programm im Einsatz haben, das viele Dokumente erstellt oder auch wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten in Ihrem System gespeichert haben.

Mit EasyConnect wird das DOCBOX® Archiv ohne Programmieraufwand in beliebigen Fremdanwendungen integriert. Mit einem Klick rufen Sie zu einem Datensatz der Fremdanwendung das zugehörige, archivierte Dokument in der DOCBOX® auf. Der direkte Aufruf von Belegen oder ganzen Akten aus der jeweiligen Anwendung heraus bringt erhebliche Vorteile. Sie haben die Möglichkeit, Begriffe in einer Fremdanwendung zu markieren, die dann direkt von EasyConnect ausgelesen und als Suchbegriffe in der DOCBOX® verwendet werden.

Das eMail Management in der DOCBOX® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der im Unternehmen anfallenden eMails. Sie selbst entscheiden, welche eMails Sie archivieren möchten. eMails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten eMails kann direkt aus der DOCBOX® erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage aller eMails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu den Dokumenten.

Mit dem innovativen Workflowdesigner können Fachanwender ohne jegliche Programmierkenntnisse und ohne die Ressourcen ihrer IT-Abteilung, selbstständig lauffähige Prozesse erstellen. Der DOCBOX® Workflow bietet hier den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen. Aber auch neue oder geänderte Abläufe lassen sich so schnell beschreiben und im System abbilden.

Durch die Dokumentenklassifizierung können Sie Dokumenten eine Klassifizierung gleich beim Archivieren oder dem automatischem ablegen in der DOCBOX® mitgeben. Die Klassifizierung erleichtert später die Suche nach Klassen bzw. das Löschen von Dokumenten die die Aufbewahrungsfrist erreicht haben (z.B. Rechnung 10 Jahre). Dokumentenklassen können selber definiert, Aufbewahrungsfristen hinterlegt und Ordner im Eingangsfach und/oder Archiv zugewiesen werden.

Mit dem Modul Versionierung können Sie auf einfache Weise ihre bereits archivierten Worddateien, Exceltabellen oder andere zu bearbeitenden Dateien öffnen, die gewünschten Änderungen an den Dokumenten vornehmen und ohne Umwege wieder in der DOCBOX® archivieren. Dazu müssen Sie die veränderte Datei einfach nur abspeichern. In dem Dialogfenster können Sie einen Hinweis zur aktuellen Version erfassen. Das Dokument ist dann wieder revisionssicher archiviert. Bei Bedarf können Sie auf vorherige Versionen zurückgreifen.